MailCutter(メールカッター)の使い方(くわしい説明)
MailCutterの仕組み

 ウェブページ上の、アンケートや懸賞申し込みや注文などで送られて来るメールをあなたはどう処理していますか?
 受信したメールの「名前」や「住所」や「メールアドレス」などをひとつひとつコピーしては、エクセルやワードなどに貼りつけていませんか?
これは、大変な手間ですし、時間の無駄です。これでは、効率化のためにパソコンを使っている意味はありません。
 顧客の管理などは、手間をかけずに行わなければなんのための情報化でしょうか。

 そこで登場したのがMailCutterです。これは、完璧に全自動でメールを受信し「名前」や「住所」や「メールアドレス」を切りわけて、エクセルなどで読み出せるファイルにして出力します。
 しかも、一般のメールと混在していても該当するメールのみを切り分けます
 面倒な作業は、MailCutterにまかせて、あなたはご自身の本当にやるべきことに没頭することができます。
 今まで、手作業でメールを処理していたのが、完全全自動になり本当に楽になります。

 しかも、エクセルがなくても、顧客管理のできる追加ソフトを現在鋭意制作中です。これを導入すればメール処理から顧客管理までを完全に一元管理できます。



MailCutterの働き
1. 設定されたメールのみを切り分けます
2. 従って、他の一般のメールと混在していても当該メールのみを切り出します
 注文メールのための専用のメールアドレスを必要としませんので、安心してMailCutterを導入できます。
 もちろん、専用のメールアドレスであっても構いません。
3. 読み出すだけでメールを削除したりしませんので、一般のメーラーで受信することもできます
4. 読み出した最終メールを記憶しますので、次回アクセスしたときは未処理のメールのみを対象にします
5. また、切り分けたデータについて以下のオプションを設定することができます。

オプション設定
 ウェブページ上から送られて来るテキストデータは、全角数字や半角数字や、果てはメールアドレスを全角アルファベットで書いてくるというようなものもあります。
 データを切り分けるときに、これを統一させることができるのがオプション設定です。
 例えば、送られてきたメールアドレスが「mailcutter@standbyyou.com」だったとして、返信しようとすればこれをいちいち半角に書き直さなければなりません。これでは、やはりなんのための効率化か分りませんね。
 それで、MailCutterは、メールアドレスを切り分けるときに、これを自動的に半角に変換して「mailcutter@standbyyou.com」のような形にしてくれます。
 データ管理の世界では、半角記号・半角数字が一般的だと思われますので、最初の設定では記号・数字を半角にするようなっています。
 数字などを全角にしたい場合のみオプション設定をしてください。

オプションで設定できるもの
 「数字」について 半角・全角・漢数字
  123→123、123、一二三
 「
かな」について 全角ひらがな・全角カタカナ・半角カタカナ
  メール→めーる、メール、メール
 「
記号」について 半角・全角
  @ →@、@
 「
アルファベット」について 半角
  abc→abc
 「
スペース」について 消す・他の文字に置き換える

★このオプションは、データ行の各行について設定できます。
 最初の設定では、「数字」は半角、「記号」は半角となっています。

MailCutterの設定

Step1メールアカウントの設定
メールサーバーからメールを読み出すための設定です。
設定する事項は、
1. 「受信用メールサーバ」popサーバとも呼ばれます。
  pop.standbyyou.com や mail.standbyyou.com のような形になっています。
2. 「ユーザー名」
  ユーザーIDとも呼ばれます。
3. 「パスワード」
  メールサーバにアクセスするときに要求されるパスワードです。

Step2ひな形用のメールを送信
MailCutterは、メールのひな形を参照しながら、ホームページから送られてくるメールを解析し、該当するメールのみを切り分けます。
そのために、まずMailCutterにひな形となるメールを取り込む必要があります。
MailCutterは、メールサーバーにある最新のメールをひな形として取り込みます。
ですから、最新のメールがひな形として使えるものでなくてはなりません。
ホームページ上から雛形として使えるメールを送信してください。
 送信後1分程お待ちください。

Step3ひな形の取込み、設定
1. メールを受信して、ひな形として取り込みます。
 アカウントの設定がうまく行われていれば、自動的に最終メールを取り込みます。
2. 取り込まれたメールは、「
」(イコール記号)を区切りとして、タイトルとデータ部分に分割されます。
 タイトルとデータが、「
」で区切られている場合は、特に設定することなく切り分けられます。
(例)「01-Subject = 第5回的演奏会チケット申込」のようなもの。
   ^^^^^^^^^^ ^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
   タイトル部分    データ部分
3. うまく切り分けられなかった場合は、「受信したメール」のフィールドをクリックして、区切りになる記号を選択してください。
下記のような例では「:」になります。
(例)「01-Subject : 第5回的演奏会チケット申込」のようなもの。
4. このような区切りの記号のないメールを切り分けることはできません。
ホームページ上の設定で必ず区切り記号がつくようにしてください。